Por Eloenai Lora
Si somos justos, entre tantas cosas malas, la #Pandemia también nos ha dejado cosas buenas, una de ella es la #virtualización y #digitalización de muchas cosas…. Peeeeero, un gran matiz, no todos estábamos preparados para ello y por tanto no supimos manejarlo correctamente (aún hay por allí quienes no han podido).
Entre esas cosas que muchos no supimos manejar están las #reunionesvirtuales.
Tengo una amiga en cuya empresa sufren de una nueva enfermedad: “Reunionitis virtualis aguda”, cuyos síntomas no se circunscriben solo a tener numerosas reuniones virtuales al día o a la semana, sino que los más graves son: no saber que la virtualidad no es lo mismo que la presencialidad, pero pretender que sí; y, no saber llevar adelante una reunión de este tipo.
Aún más que en las reuniones presenciales, en las virtuales hay que marcar las reglas del juego desde el principio:
– debe haber un objetivo y una agenda clara y conocida por todos, preferiblemente con los tiempos a dedicar a cada punto y con los responsables o las intervenciones de cada uno (obvio, no estilo camisa de fuerza, sino delineados pero flexibles);
– las participaciones deben ser breves y puntuales, evitando las monopolizaciones que no aportan valor;
– deberíamos convocar a la cantidad justa de participantes – a veces ‘invitamos’ a personas que no necesariamente tendrían que estar;
– deberíamos estar con las cámaras activas (que mal para la interacción y el #feedback el tener que hablar a una pantalla con un grupo de recuadros en negro con solo un nombre o unas iniciales);
– cerrar los puntos para que no se repliquen en reuniones subsiguientes;
– definir soluciones claras, accionables y con responsables.
Adicionalmente, deberíamos procurar no multiplicar las reuniones sino hacer las que realmente sean necesarias; muchos aspectos se pueden solventar con una llamada telefónica o con un correo electrónico. Tampoco deberíamos hacer reuniones kilométricas que solo restan #productividad al equipo. Es mejor varias muy breves, con los responsables de cada aspecto, que una maratónica con todo el mundo.
Por último, darnos una pasadita por las actualizaciones en materia de reuniones virtuales. La semana pasada leía de una serie de #gadgets que permiten tener reuniones más dinámicas, por ejemplo, un dispositivo para reuniones mixtas (parte del equipo presencial parte virtual) que tiene cámaras y micrófonos 360° y que prioriza la cámara y el micrófono en función de quien esté hablando; otro que permite mantener la mirada dirigida a la cámara para recuperar la sensación de mirarnos a los ojos. Y así como estos una serie de “juguetitos”, que no es que los debamos tener todos para tener mejores reuniones, sino que debemos ver qué problema resuelven y ser creativos resolviéndolos nosotros con los recursos que tenemos.
¿Sufres de Reunionitis virtualis? ¿Qué otra enfermedad de este tipo has detectado en tu entorno laboral?